隨著組織的業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大,各地開設(shè)分公司,異地用章的問題就出現(xiàn)了。當(dāng)分公司跟總公司同屬一個(gè)法人的時(shí)候,分公司要用章,則需要把蓋章文件郵寄到總公司蓋章,然后再郵寄回來。這樣不僅麻煩,而且等待的周期長,尤其是當(dāng)前疫情防控常態(tài)化下,快遞郵寄受當(dāng)?shù)匾咔橛绊?送達(dá)的時(shí)間并不確定。一旦分公司有急需的文件蓋章,郵寄過程就很容易耽誤蓋章進(jìn)程。
針對(duì)以上異地用章郵寄的問題,可以通過電子簽章的方式解決。
《電子簽名法》《民法典》的頒布實(shí)施,讓電子簽名、電子合同應(yīng)用有了法律規(guī)范和保障。近些年,各級(jí)政府單位也出臺(tái)了大量的政策文件,支持電子簽名、電子印章在各行業(yè)、場景中的推廣普及。彌補(bǔ)紙質(zhì)文件異地簽章、文件管理難題,幫助組織實(shí)現(xiàn)降本增效。
什么是電子簽章
電子簽章是指用電子印章簽署電子文件的過程,使其實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)文件蓋章操作相似的可視效果。不同于實(shí)物印章圖像數(shù)字化操作,電子簽章可保障數(shù)據(jù)(簽章信息、簽章證書、簽名算法標(biāo)識(shí)、簽名值、時(shí)間戳)來源的真實(shí)性、完整性以及不可抵賴性。
簡單來說,電子簽章即擁有了實(shí)物印章的可視效果,同時(shí)又通過電子簽名技術(shù)來保障簽章人身份及簽章意愿。
電子簽章流程,如何進(jìn)行文件蓋章
首先我們要申請一個(gè)電子印章,電子印章的申請可以通過各地的政務(wù)數(shù)字化服務(wù)平臺(tái),電子印章申領(lǐng)通道進(jìn)行申請,提供單位(機(jī)構(gòu))的合法證明材料以及經(jīng)辦人的有效身份證明材料。
或者通過第三方電子合同服務(wù)平臺(tái),不僅能夠?yàn)閱挝?機(jī)構(gòu))提供合法可靠的電子印章,而且還集同文件簽章、合同文件管理、數(shù)據(jù)存證、司法服務(wù)一體的全流程電子簽約服務(wù)。
申請到了電子印章就可以像實(shí)物印章一樣進(jìn)行拖拽到指定位置進(jìn)行蓋章,這里通過簽盾電子簽約流程進(jìn)行展示:
組織機(jī)構(gòu)可通過pc、app、H5、微信小程序等端口進(jìn)入到簽盾平臺(tái),注冊并進(jìn)行主體認(rèn)證,認(rèn)證完成后即可申請生成電子印章,并通過權(quán)限管理授權(quán)給相關(guān)人員使用印章。
上傳需要簽章的合同文件,設(shè)置好簽署方的簽署信息,包括主體信息、簽署人信息、手機(jī)號(hào)、簽署順序等,如果是己方是先簽署的一方,則進(jìn)入到簽章頁面,把印章拖拽到印章處,確認(rèn)即簽章完成,再發(fā)送給簽署方。
平臺(tái)會(huì)通過短信的方式通知給簽署方,簽署方如果是第一次簽署,也需要先進(jìn)行注冊并認(rèn)證,申請自己的電子簽名/印章,然后就可以進(jìn)入到簽署頁面,拖拽簽名或印章到簽章處進(jìn)行簽章確認(rèn)。
一份帶有電子印章的合同文件就算簽署完成了,整個(gè)過程都在線上進(jìn)行,無需流轉(zhuǎn)到線下,使用到紙張,隨時(shí)隨地都能簽,方便且高效。
