在網(wǎng)絡(luò)的廣闊平臺(tái)上，一位國有企業(yè)行政檔案管理員的傾訴引起了廣泛關(guān)注。他負(fù)責(zé)的項(xiàng)目公司合同如同月末的潮水，洶涌而至，讓他深陷于整理、記錄與封存的繁重工作中。盡管公司配備了規(guī)模宏大的存儲(chǔ)室，檔案排列得井井有條，但在尋找陳年合同時(shí)，仍需耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，這令他倍感困擾，不禁發(fā)問：“如何能讓合同管理更加高效？”
實(shí)際上，這位網(wǎng)友的困擾并非個(gè)例，眾多企業(yè)在合同管理上都面臨著相似的難題。在數(shù)字化浪潮席卷全球的今天，如何高效地管理合同檔案，并挖掘其潛在價(jià)值，已成為企事業(yè)單位亟待攻克的關(guān)鍵課題。
合同，作為企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與人事管理的重要憑證，在維護(hù)其合法權(quán)益方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，加速合同檔案管理的信息化建設(shè)，顯得尤為迫切。
自2021年新版《中華人民共和國檔案法》實(shí)施以來，檔案的信息化建設(shè)得到了法律層面的全面與系統(tǒng)規(guī)定，電子檔案的法律地位和憑證作用得到了明確。特別是該法的第五章“檔案信息化建設(shè)”，詳細(xì)規(guī)定了電子檔案管理的各項(xiàng)要求，包括積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、確保與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等的銜接、通過安全網(wǎng)絡(luò)或存儲(chǔ)介質(zhì)移交電子檔案等。
要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首要之舉是革新傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同簽署模式。電子合同能夠與企業(yè)各類系統(tǒng)無縫對(duì)接，顯著降低紙張、快遞及人工成本，使合同檔案管理變得更為簡(jiǎn)便與高效。
在檔案管理環(huán)節(jié)，電子合同在線簽署后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通知?dú)w檔人員進(jìn)行歸檔操作，歸檔信息詳盡且關(guān)鍵，如合同金額、期限及執(zhí)行狀態(tài)等。此外，電子合同管理系統(tǒng)還支持關(guān)鍵詞搜索與按組織架構(gòu)、文件類型分類查找，使得文件歸類更為便捷。合同歸檔后，系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)加密處理，借閱需申請(qǐng)權(quán)限，且權(quán)限設(shè)置精細(xì)，可根據(jù)時(shí)效性自動(dòng)回收。
隨著電子合同功能的持續(xù)完善，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署的全流程均可在線完成，為未來的合作提供了更多安全保障與便利。
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在數(shù)字化時(shí)代，電子合同正逐步重塑企業(yè)的合同管理流程，引領(lǐng)檔案管理進(jìn)入全新紀(jì)元。還沒使用電子合同簽約管理的朋友，趕快行動(dòng)起來，可以先前往簽盾電子合同簽約平臺(tái)進(jìn)行免費(fèi)的產(chǎn)品試用，先了解一下電子合同簽約，然后根據(jù)自己的需求做出更加正確的選擇，不花錢就能快速上手，讓自己的合同簽署也變得高效便捷起來吧。
