2020年,國家人社部發布《關于訂立電子勞動合同有關問題的函》,明確用人單位與勞動者協商一致,可以采用電子形式訂立書面勞動合同。2021年,國家人社部再印發《電子勞動合同訂立指引》,明確了電子勞動合同的訂立、調取、儲存和應用規范,確保電子勞動合同的真實、完整、準確、不被篡改。
兩年多時間里,在政策的號召下,全國共有40多個省市人社部都出臺了文件,建立電子勞動合同試點,全面推進電子勞動合同普及應用。
人力資源管理中,圍繞員工的“入轉調離”全過程,涉及簽署蓋章的各類紙質文件多達十幾種。基礎性、重復性的工作不僅繁瑣,降低效率,而且長期紙張采購、倉儲管理等帶來的成本也不少。一旦涉及跨區域用工,合同簽署不便的同時還容易出現身份偽造,冒簽代簽的問題。
電子簽約方式的推廣,不僅有利于建立誠信守法用工環境,提高勞動合同及各類簽章文件的管理效率,降低紙質合同及文件簽章過程產生的成本。而且還有利于降低勞動合同簽訂過程中的安全風險,有效避免因勞動合同管理不規范引發的各種問題。
作為全證據鏈電子合同服務商,簽盾為企業人力資源管理打造了一個集主體認證、電子簽章、印章管理、合同文件管理、區塊鏈數據存證及司法服務的全流程電子簽約服務平臺。通過標準化SaaS、開放API、獨立部署的服務方式,提供勞動合同、實習協議、人事證明、調崗申請書、工作調動確認函、轉正申請書、離職協議書、離職證明等場景的電子簽約解決方案,幫助企業簡化人事管理人員的繁瑣工作,提升辦公協作和管理效率,降低人事管理成本。
預入職文件簽署場景
包括:背景調查授權書、入職通知書
簽署痛點:
在預入職階段,通常HR會對入職人員做背景調查,再發放入職通知書。不管是背景調查還是入職通知offer,都需要入職人員的授權或確認。但這階段,入職人員還未到公司報道,因此,背景調查授權書及入職通知書無法有效的進行面簽,遠程口頭或郵件授權確認的形式不規范且存在一定的隱患。
簽盾解決方案:
企業HR可以通過簽盾電子合同簽約平臺發起背景調查授權書、入職通知書,平臺通過短信的方式通知給入職人員進行簽名確認。同時通過主體認證,保障雙方的身份真實,意愿真實。
入職合同文件簽署場景
包括:勞動合同、保密協議、競業協議
簽署痛點:
在員工入職后,需要跟員工簽署勞動合同、保密協議、競業協議等多份合同文件。一旦涉及大量的人員同時入職,基礎性、重復性的工作不僅繁瑣,讓HR的工作時間浪費在事務性工作上,而且降低工作效率的同時,也容易出現合同文件搞混,漏簽錯簽的情況。
簽盾解決方案:
企業HR通過簽盾電子合同簽約平臺上傳合同文件直接發起或事先就設置好合同文件模板進行發起,入職員工接收到短信通知,進入到平臺進行簽字確認,整個過程無需HR來回跑,簽署的狀態一目了然,簽署完成后的合同文件自動歸檔,統一在線管理,隨時調取、查閱和下載。同時簽署過程中簽署主體、合同文件、簽署時間、地點等數據通過區塊鏈技術存證,并同步到公證機構,保障簽署過程及簽章文件的法律效力。
調崗/轉正文件簽署場景
包括:調崗申請書、工作調動確認函、轉正申請書
簽署痛點:
入職期間,根據企業的經營需要及員工的表現,需要對員工進行調崗、工作調動或轉正,同時雙方簽署調崗申請書、工作調動確認函、轉正申請書。紙質文件簽署情況下,層層審批麻煩,用印蓋章不方便,容易耽誤文件簽章進度。
簽盾解決方案:
企業HR通過簽盾電子合同簽約平臺發起,填寫審批流程并配置審批人,平臺支持多部門會簽,移動審批,文件審批更加輕松省心,審批效率也大大提高。同時平臺規范化印章管理,在線審批授權用印更加便捷,可控可追溯更加安全。
離職文件簽署場景
包括:離職協議書、交接單、離職證明
簽署痛點:
員工離職,需要簽署離職協議書、交接單、離職證明等文件。紙質文件簽署情況下,容易因操作不規范(代簽冒簽),或協議內容篡改等問題,引發勞資糾紛。
簽盾解決方案:
企業HR通過簽盾電子合同簽約平臺發起,協議內容由雙方確認,并通過意愿認證簽字蓋章,再利用區塊鏈、時間戳、哈希、加密傳輸等技術手段,對整個簽署過程數據進行存證保全,有效避免了內容篡改,同時受法律保障,一旦發生糾紛,可提供合法、可信的證據出證。
在當前互聯網日益普及,數字經濟發展的大環境下,企業數字化轉型升級已成必然趨勢。尤其是涉及到合同文件簽章、管理等方面,傳統的紙質合同、文件簽章方式弊端凸顯,通過安全、便捷的電子簽章應用,構建人力資源管理信息化、數字化服務閉環,助力企業人事管理提質增效。
