如今,互聯網信息技術的飛速發(fā)展,讓電子簽名、電子公章等應用得以廣泛的推廣,作為數字化、信息化辦公的重要工具,電子公章因其使用便捷高效,防偽造等優(yōu)勢,逐漸代替實物公章成為眾多企業(yè)的首選。那么,相較于實物公章管理,電子公章在管理上有哪些優(yōu)勢,需要注意什么呢?
1、電子化管控,管理更高效便捷
電子公章也叫電子印章,它是電子簽名有效的表現形式,通過數字技術來模擬實物印章,使其具備與實物印章相同的可視效果和法律效力。因此,可靠的電子公章要符合《電子簽名法》的要求,即能夠識別簽名人身份;認可簽署內容以及簽名不可被篡改。
電子公章通過電子印章平臺或電子合同簽署平臺進行管控,選擇企業(yè)內部可信賴的員工作為管理員進行管理,需要用章時,管理員可設置用章人的權限,授權其使用公章,在整個用章過程無需管理員監(jiān)督,平臺即可記錄用章人整個的用章過程,可隨時查看,一旦發(fā)生用章問題,可追溯,且不可抵賴。
2、防止偽造,保障用章使用安全
實物印章容易出現偽造、私刻的問題,且無法避免。而電子印章相比較而言,有效的杜絕了偽造、私刻等問題的發(fā)生。首先電子印章是通過數字技術手段制作生成,其次利用數字認證以及電子簽名技術,保障了用章人的身份是真實有效的。最后,在線合同文件的簽署需要通過電子簽章系統(tǒng),在簽署前,系統(tǒng)會要求簽署人進行實名認證,即提交有效的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照相關資料以及法人或個人有效的身份信息,人臉識別等,再由公安部、工商局等管理部門進行數據比對確認,ca認證機構頒發(fā)數字證書,確保了簽署主體的身份是真實的。
電子公章的應用符合當下數字經濟的發(fā)展,幫助企業(yè)以及政務服務提高了效率,降低了成本。當然在管理過程中,需要注意的是公章賬戶的管理人選擇要確保可信,然后嚴格的把控公章的使用權限,不要濫用權限,針對需要的員工進行授予,以確保員工工作能夠正常開展,此外,要做好離職人員的權限回收,避免出現離職人員還能使用企業(yè)電子公章的情況。
