合同管理是企業簽署合同必不可少的一個環節,如果合同管理不善也會成為引發糾紛的根源。目前大多數企業的合同管理仍是采用紙質合同方式,而隨著數字化發展深入,電子合同越來越盛行,并且有效解決了紙質合同管理過程中帶來的低效,風險大等問題。
企業如何做好合同管理,首先要了解紙質合同管理中存在哪些問題。
1、紙質合同的審批流程復雜,效率低
紙質合同的審批流程比較繁雜,從部門負責人、法務到管理層、財務等需要多層的審批,而且在審批管理過程中還會因不可控的因素導致審批時間延長,非常影響合同的簽署效率。
2、紙質合同的管理工作量大
小企業還好,合同簽署量小。但是像集團企業、一些大型的企業就比較的麻煩,日常需要簽署大量的合同,涉及各個種類,管理人員需要根據合同類型對相應的紙質合同進行編號,分類甚至是歸檔,重復機械性的工作容易造成人為失誤,并且帶來損失。后續大量的合同查找起來也非常的不便。
3、紙質合同的管理成本高
管理大量的紙質合同需要專門的存儲室,并且聘請專門的管理員進行合同管理,導致企業需要額外的支付一筆倉儲以及人員的成本。
以上可以看出,紙質合同管理已經不適應現代企業的發展了,尤其是隨著無紙化辦公、遠程協同的趨勢發展,電子合同提供了更加便捷、高效、安全的管理方式。
1、電子合同提高了簽署效率
電子合同的簽署不受時間、地域的限制,只需要通過線上電子合同簽署平臺如簽盾電子合同簽署平臺,可以隨時隨地進行在線簽署,線上審批、線上授權用章,節省了不少時間成本,提高了合同的簽署效率。
2、電子合同管理更加便捷
電子合同簽署完成后,自動會保存在云端,企業可以隨地在線歸檔、查閱或者下載,無需專門的倉儲室及管理人員,同時也省去了合同管理手動分類、歸檔等重復機械的操作流程,讓企業合同管理更加便捷,人員高效配置。
3、電子合同管理更加安全
相較于紙質合同管理過程中出現丟失、損毀等問題,電子合同管理是電子數據的管理,存儲在線上,同時通過電子簽名、數字證書、區塊鏈、時間戳等技術手段對數據進行加密上鏈,保證了數據存儲的安全,真實,減少合同糾紛。
