目前,紙質合同仍然是HR簽約的主要方式,但日常工作中各類文書的處理,合同繁瑣的簽署流程,歸檔儲存都需要耗費大量的時間和精力,更別說,紙質合同簽署存儲過程中出現的蘿卜章、偽造、損壞、丟失等問題。
受疫情的影響,多數企業都選擇并且適應了在線辦公的模式,國家也不斷出臺政策鼓勵支持電子勞動合同應用,對于企業HR來說,電子合同簽署方式能夠解決在線簽約問題。
以簽盾電子合同為例,HR簽署電子勞動合同,第一步是核實員工身份
紙質合同簽署情況下,HR一般是讓員工提供身份證原件并復印留存,但是一旦員工使用涉假身份,HR是不好辨認的,而通過簽盾電子合同簽約平臺簽署勞動電子合同,需要雙方都經過實名認證,通過CA權威認證中心頒發的數字證書,同時由人臉活體識別比對,確保簽約雙方身份真實、有效,規避了虛假身份、代簽冒簽的現象。
HR簽署電子勞動合同,第二步就進入到合同簽署流程
紙質合同簽署流程復雜,蓋章審批慢,涉及到異地勞動合同還需要來回寄送,周期長,增加了費用成本,整個簽署效率低下。而電子合同的簽署方便快捷,2分鐘就可以搞定,而且,全程線上簽署,不需要面對面,HR在平臺上發起合同簽署,會通過短信的方式通知員工,員工通過電腦、手機就可以進行簽署了。
HR簽署電子勞動合同,第三步就進入到合同歸檔管理
紙質合同簽署完成后,一般HR會把它放在文件儲物柜里,分門別類,但是常年的日積月累,合同數量一旦多了之后就不好管理,查找麻煩,丟失損壞的事情常有發生。而電子合同無需打印,直接儲存在平臺云端,不占場地,電子歸檔,查閱方便,也提供下載打印到本地的需求。
HR使用電子勞動合同比較關心的應該是安全問題了,紙質合同簽署雖然也會出現不少風險性問題,但是紙質合同始終是在自己內部當中管理,而電子合同屬于電子數據,有隱私泄露以及被盜的風險存在。
當然,在這要說一下,我們時不時能從新聞上看到紙質合同帶來的假章、偽造等法律糾紛事件,相比較紙質合同的風險,電子合同有效保障合同簽署安全以及法律效力。
拿簽盾電子合同簽約平臺來說,作為第三方的電子合同簽約平臺,是依托國家法律,受到國家權威機構認可的,為了保障簽約的安全性,簽盾通過CA認證+區塊鏈+時間戳,來確保簽約的合同真實有效,并對勞動電子合同流程中的文件數據利用哈希值加密固存,精確記錄下時間、地點、簽署人等,同時聯合公證處等權威機構進行存證,一旦涉及法律糾紛,簽盾還與多家司法機構合作,為用戶提供司法配套服務,全方位的保障用戶的合同簽署安全以及法律合法權益。
