人力資源場景存在大量文件處理工作。僅僅圍繞一個員工入職、轉崗、調崗、離職的全過程，HR需要處理的文件就可能超過10份，包括面試、背調、發offer、簽訂勞動合同、保密協議、競業協議等等環節。
據就業市場調查數據顯示，2023年全國職工總數4.02億人左右，在這樣的體量下，可以想象全國的HR人員需要處理的各種文件會是一個怎樣龐大的數字。
電子合同時代，簽盾人力資源場景解決方案，實現合同文件簽署處理的高效化、流程化、智能化，將HR們從耗費大量時間精力的機械重復性文件處理工作中解放出來。
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行業痛點
1、文件量大，重復勞動多
需要HR經手辦理的文件包括勞動合同、離職證明、保密協議、競業協議等，種類非常繁多，且每份文檔從制作、打印、簽署、歸檔管理等需要HR處理解決，尤其是在入職高峰期，那些員工數量較多的企業根本忙不過來。
2、簽署過程繁瑣，缺乏時效性
紙質合同的簽署需要經歷打印、審批、蓋章、郵寄等多個環節，這些環節往往需要多人協作，耗時費力。由于復雜的簽署流程，合同簽署的時效性難以保證，在快速變化的市場環境中，這可能導致企業錯失商機或增加不必要的成本。
3、異地簽署成本高、效率低、不安全
對于需要異地簽署的合同，需要郵寄合同給員工，每份合同耗時2-15天，平均一份合同成本在25元左右，大幅增加了簽署成本。并且，在合同郵寄過程中，可能出現延誤或丟失等意外情況，進一步影響合同簽署的時效性。在簽署過程中，HR還要實時跟進簽署進度，以免漏簽、假冒代簽等帶來法律風險。
4、合同管理成本高、查閱難
大量的紙質合同，需要占用大量的物理存儲空間，并需要專人進行整理和保管，增加了企業的管理成本。當需要查閱合同時，需要手動翻找，效率低下且容易出錯。特別是在合同數量龐大的情況下，查找特定合同變得尤為困難。
5、公章管理風險高
紙質合同簽署過程中，涉及公章的使用。集團企業印章數量多、種類繁雜，無法統一管理，分/子公司蓋出去的章總部也難以全程監管，增加了管理難度和成本，且容易引發由于管理不善或內部人員違規操作等帶來的法律風險。
6、業務系統不互通，數據無法統一沉淀管理
企業內部招聘系統、員工入職系統、OA系統等未打通，數據沉淀管理難，HR校對、管理員工信息數據需要在多個系統間來回切換，手工導入導出十分麻煩，且數據格式可能無法統一，需HR二次處理，增加了很多管理成本。
7、法律風險增加
紙質合同容易被篡改或偽造，增加了合同真偽辨別的難度。一旦發生合同糾紛，企業需要收集大量證據進行維權，包括人證、物證等，這增加了維權的成本和難度。
02
解決方案
面對傳統紙質簽署的種種弊端，電子簽名技術的出現，可以完美地解決上述這些問題。近些年，國家也在大力推進電子簽名技術在人力資源場景的應用。
2020年3月10日，人社部官網發布重磅通知，用人單位與勞動者協商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同，浙江、湖北、四川、山東、山西、廣東、上海、重慶等多省及直轄市人社部官微/官網跟進發布。《電子簽名法》、《勞動合同法》、《合同法》等法律文件中，也為HR應用電子合同提供了明確的法律支撐。在多起涉及人事糾紛的案例中，仲裁委均支持電子勞動合同的法律效力。
簽盾電子合同簽約平臺，全程在線簽署，最快只需3分鐘即可完成簽約，且支持批量簽署，大幅提升簽署效率。簽署過程中，嚴格進行實名認證、意愿認證，確認好簽署對象的身份，確保為本人簽署。簽署的文件無需打印、無需郵寄，平均一次簽署可節約20元左右的成本，簽署完成的文檔支持在線歸檔調閱、數據統一管理，降低管理難度和成本。
簽盾根據人力資源簽署場景需求，提供多種接入方案以滿足企業不同需求，實現人力資源簽署全場景應用覆蓋。
1、公有云
HR通過簽盾微信小程序、PC端/移動端官網、H5頁面等各種渠道，一鍵注冊登錄企業賬號，即可發起簽署。涉及多方簽署主體時，可設置簽署順序完成簽署，所有簽署數據存放在云端，且對全過程簽署數據進行存證，確保合同簽署的法律效力。
方案特點：
（1）覆蓋微信、支付寶、APP、H5等六大端。
（2）一處發起，多方簽署主體簽署，可設置簽署順序。
（3）支持多方協作、批量發起等各類功能，便捷HR操作。
（4）一站式電子合同簽署、在線合同管理、合同歸檔分類。
2、開放平臺
基于企業業務系統，以API接口調用方式，將簽盾各項電子簽約服務能力對接至企業自身的業務系統中，完成電子合同的簽署。
方案特點：
（1）支持根據業務邏輯進行適配調用。
（2）簽署時全程取證，證據鏈直通法院。
（3）支持界面自定義設計，與自有平臺無縫融合。
（4）支持微信分享、短信通知等多種通知方式。
（5）簽署各節點自動存證上鏈，在線出證，方便快捷。
3、混合云
簽盾為用戶進行專業化后臺管理系統和簽章系統部署，對接簽盾公有云電子簽名服務，既滿足用戶核心數據不出本地的需求，也滿足用戶需要結合自身業務特點打造獨有簽署流程，以讓電子簽名簽署更順暢的需求。
方案特點：
（1）本地化部署，一個工作日內完成，獨享服務器資源。
（2）獨家原文沙箱技術，核心數據不出網，保證客戶隱私安全。
（3）集中化管理組織印章，確保用印安全。
（4）混合簽署，內外協同，滿足人力資源場景各種內外部簽署需求。
03
功能展示&場景應用示例
1、功能展示
（1）批量發起合同
當HR面臨多位員工入職時，會忙不過來。針對這一情況，簽盾提供專業化電子簽約平臺或者接口，通過Excel表格批量導入簽署方信息，實現批量發起合同簽署功能，便于HR高效、快捷解決大批量發起合同簽署問題，大幅提升效率，將HR人員從重復、低質工作中解放出來。
（2）合同批量簽署、催辦、撤回
在HR面臨需要發起大批量員工簽署的合同時，支持通過設置印章匹配自動落章功能，在需要加蓋公章的合同上自動落章，無需任何人工操作。蓋章完成后，以郵件或者短信的方式批量通知員工。
（3）合同文檔調閱和管理
簽盾提供電子簽約系統合同文檔管理模塊，支持根據合同狀態以及合同類型分類等對合同進行管理，包括查看/預覽合同詳情、查看合同簽署流程、對完成簽署合同進行歸檔等，高效迅捷解決HR在處理傳統紙質合同文檔時管理和調閱不便等問題。
2、場景應用示例
（1）預入職&入職
在預入職&入職情景下，HR錄入員工信息，背景調查，offer發放確認，收集員工材料，簽訂勞動合同、競業協議、保密協議等，都可以通過系統在線完成。
預入職時，員工可通過系統在線簽名登記信息。背調前，可以通過系統向員工發出背調授權文件，員工在線實名認證并簽字授權即可實現。背調通過后，HR可通過郵件或者短信向員工發送鏈接，送達錄用通知或者收集員工材料信息等，員工點擊短信鏈接即可上傳身份證/畢業證復印件、體檢報告等材料，并簽字確認。
在入職時，HR可在系統中上傳合同模板，根據預入職時收集到的資料填充員工信息，并向員工批量發起簽署請求，員工收到HR發來的簽署短信或郵件，點擊鏈接確認合同無誤后，進行實名認證、意愿認證、在線簽署；
簽署合同過程中，員工可以補充上傳缺少的資料，HR也可以在后臺實時掌控合同的簽署進度，針對未及時簽署合同的員工，可以一鍵批量催促提醒，避免出現合同漏簽情況，給公司帶來法律風險。
合同完成簽署后，即可一鍵在線歸檔，可以隨時在線查閱、管理、下載。
（2）調崗&轉崗
當涉及員工調崗和轉崗時，也可以在線簽署完成。
如果是在公司內進行，企業和員工通過簽盾電子簽名簽署一份新的勞動協議；如果涉及到公司間(如子公司等)的崗位調換，轉入公司、轉出公司、員工之間需要簽署三方協議，轉入公司與員工之間、轉出公司與員工之間，需要分別通過簽盾完成協議的在線簽署。
（3）離職
員工需離職時，可通過系統在線發起申請。離職申請通過后，HR將各項離職文件制作上傳，且可以設定好固定區域，用于企業方加蓋公章。當HR批量發起全部離職文件的簽署請求后，系統可以自動批量加蓋公章，員工完成意愿認證并簽字蓋章確認即可。
簽署完成后，系統將所有離職文件發送員工郵箱或短信通知員工接收，便于員工下載、保存，同時所有文件也會在服務器進行存儲，便于企業歸檔管理。
04
客戶案例
1、司源人才
司源人才是一所國內兼具實力和影響力的就業教育集團，自成立以來，提倡“依法培訓，從嚴管理，因材施教，就業為先”的服務理念，積極拓展航空，鐵路就業渠道，培養輸送各類就業人才。在合同簽署場景中，由于公司管理服務升級，傳統紙質合同簽約方式已經不能滿足企業日益增長的業務需求，而且紙質合同易丟失、易篡改，給司源人才帶來了較高的法律風險。
通過簽盾電子合同簽約平臺，司源人才實現了全過程線上簽署。擬定好的合同文件，可以直接通過簽盾電子合同簽約平臺完成簽字蓋章，直接以微信、短信通知等方式發給對方，隨時隨地都能簽約，最快3分鐘內就可以完成合同簽署；且所有簽署的合同都能在系統中進行存儲管理，支持標簽分類識別，隨時瀏覽、查閱、下載到本地，不用擔心合同遺失；結合數字簽名、時間戳、區塊鏈等技術，有效保障合同數據安全。
2、宸匯人才
宸匯人才服務就業平臺是由晟裕航空、宸匯人才、宜錦教育等機構共同授權成立的一家專業從事航空、高鐵的服務機構，為全國各航空公司及多家機場提供了大批高端服務人員和緊缺技術人才。過去，在人力資源場景的合同文件簽署，如勞動合同簽署、外包服務協議、競業協議、保密協議、電子證明開具等業務場景，由于無法實現電子簽約，存在簽署效率低、簽約周期長、異地簽署不便等難題，易引發員工情緒；且簽署過程中所耗費的人力、紙張打印、快遞郵寄等成本高昂，企業需要承擔較大的成本壓力。
通過簽盾電子合同簽約平臺，宸匯人才實現電子簽約，大幅提升了合同文件簽署的效率，即使企業、員工身在異地，也能用實名認證和意愿認證進行在線身份確認，并一鍵完成簽署，無需奔波到場或來回合同郵寄，節省了巨大的簽署成本，助力宸匯人才進一步實現降本增效的目標。整個簽署過程，簽盾平臺采用區塊鏈存證技術、可信時間戳技術等對數據進行加密防護，避免篡改，保存整個簽署過程形成證據鏈，保障合同雙方的權益。
簽盾是全證據鏈電子簽名領先者，以安全合規為核心，以技術創新為驅動，致力于為企業、政府及個人用戶提供安全合規、高效便捷的數智化電子簽名解決方案，實現各行業具體業務場景與電子簽名的全鏈路數字化閉環，簡化簽署流程，確保每一份簽名的法律效力，助力降本增效。
簽盾旗下擁有電子合同簽約平臺、電子合同簽約管理系統（混合云/私有云）、UKey電子章、電子簽約釘釘版、開放平臺、電子數據存證管理平臺等產品，目前已為30+行業，超100000客戶打造“簽約簡單，盾守保障”的數字化簽署體驗。
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